Technologies de l'information
Choisir ses logiciels
La mise à niveau ou le remplacement du système comptable peut en intimider plus d'un et nécessite la prise en compte de plusieurs facteurs.
TIRÉ DU NUMÉRO : JANV.-FÉVR. 2003 | PAR ROBIN DAY
Le congrès de CGA-Colombie-Britannique m'a offert une rare occasion, l'automne dernier : celle d'examiner certains nouveaux logiciels comptables de milieu de gamme. Le congrès n'offrait pas aux exposants la tribune idéale pour faire des démonstrations, mais j'ai tout de même pu tendre une oreille indiscrète aux discussions qui portaient sur les caractéristiques des produits présentés. Et j'avouerai que certaines des questions que j'ai entendues m'ont un peu inquiété par leur superficialité. Je ne crois pas, en effet, qu'il soit indiqué de choisir un logiciel comptable en fonction uniquement d'une ou deux caractéristiques ni de sa capacité à tourner sur du matériel désuet. Heureusement, mes recherches m'ont fourni beaucoup plus de renseignements que la seule réponse à :
« Est-ce que ça va fonctionner sur nos vieux Pentium II? »
Voici donc les facteurs qu'un comptable doit prendre en compte pour le choix d'un logiciel de milieu de gamme.
La mise à niveau : pourquoi?
Avant de commencer à soupeser les divers facteurs qui déterminent le choix d'un logiciel comptable, vous devez répondre à une question fondamentale : « Ai-je vraiment besoin de mettre mon système à niveau? » D'aucuns ont tendance à se dire : « Il fonctionne bien, pourquoi le changer? » Or, à en juger par les résultats d'une étude réalisée récemment par CFO Enterprises Research Services (http://cfoenterprises.com/index.shtml), la valeur d'un logiciel comptable est loin de se résumer à sa capacité de fonctionner. Certes, les données tirées de cette enquête menée auprès de 265 grandes entreprises américaines ne s'appliquent peut-être pas intégralement au marché canadien de la moyenne entreprise. Or, compte tenu des conversations que j'ai surprises au congrès, bon nombre de ces résultats méritent qu'on s'y attarde.
Ainsi, 63 % des répondants ont indiqué qu'ils utilisent des systèmes de budgétisation, de prévision et d'aide à la décision inadéquats et peu ou non intégrés. De plus, 39 % ont dit observer que leurs spécialistes des finances consacraient trop de temps au traitement de transactions. Selon ces données, on peut avancer que la plupart des systèmes d'information financière devraient être mis à niveau, à plus forte raison lorsqu'on souhaite réduire le temps de traitement des transactions et concentrer davantage son énergie aux services à valeur ajoutée tels que la planification stratégique, la communication de l'information et l'analyse.
Comment se fait-il qu'autant de grandes entreprises utilisent des systèmes désuets? La triste réalité, c'est que les services de comptabilité n'ont guère profité du raz-de-maréepoint-com qui a porté les dépenses en TI à leur sommet au cours des années 1990. J'oserais même avancer que, au lieu d'investir dans la mise à niveau des systèmes financiers, on a parfois préféré financer le neveu du président pour la conception d'une page d'accueil avec animation vidéo sur le site de l'entreprise... Ainsi, certaines de ces entreprises ressemblent à une voiture sport au moteur gonflé alors que sous le capot, il n'y a qu'un hamster qui fait tourner la cage.
Le fait que les systèmes ne soient pas entièrement intégrés — ou qu'ils ne le soient pas du tout — peut se traduire au quotidien par l'obligation, par exemple, d'imprimer des transactions effectuées par l'entremise du site Web de l'entreprise parce qu'il faut en refaire manuellement la saisie dans des systèmes dépassés, ou, pis encore, parce qu'il faut les saisir à la main deux fois : dans le système de traitement des paiements, puis, plus tard, dans le grand livre. Les fonctions de commerce électronique dont sont dotés les nouveaux logiciels permettent d'éliminer ces pertes de temps, car elles intègrent les applications Web aux fonctions comptables de soutien. Et c'est autant de papier d'économisé!
Le temps d'une mise à niveau est-il venu? Si vous n'avez pas changé vos systèmes depuis deux ou trois ans, la réponse est probablement oui.
Le choix du produit
Déterminer quel produit convient le mieux à votre entreprise : voilà l'étape où les choses se corsent.
Nombreux sont les utilisateurs de logiciels comptables qui préfèrent passer à la plus récente version du produit qu'ils utilisent déjà plutôt que de choisir un tout nouveau produit. Et il y a souvent de bonnes raisons de le faire : le processus de sélection se résume normalement à l'examen rapide des nouvelles caractéristiques, et les coûts de mise à niveau sont souvent calculés dans les frais des contrats de service annuels, ce qui signifie que si vous ne choisissez pas cette option, vous vous trouvez à payer pour des avantages que vous n'utilisez pas. En outre, on évite de la sorte les coûts liés à la conversion de données et à la formation du personnel, tout comme les soucis que peut provoquer le passage à un nouveau fournisseur.
C'est la logique qui a présidé à la décision récente de CGA-Colombie-Britannique de passer à la plus récente version d'ACCPAC. « C'est un produit dont la fiabilité n'est plus à démontrer », affirme la contrôleuse Helen Fischer, CGA. Selon Mme Fisher, le fait que le personnel était déjà formé à ce système et que du soutien technique était offert à l'échelle locale a joué un rôle déterminant dans cette décision.
L'accès au soutien technique peut effectivement devenir une raison majeure de mettre ses systèmes à niveau. Lorsqu'ils offrent de nouvelles versions, les fournisseurs cessent souvent d'offrir le soutien pour les anciennes. Par surcroît, le fait de « sauter » une mise à niveau peut poser des problèmes; en général, il faut passer d'une version à la suivante (de la version 3 à la version 4) pour que le système continue à bien fonctionner. Un produit fait cependant exception à cette règle : la nouvelle version 7.0 de Microsoft Great Plains Dynamics, qui peut être installée à partir de la version 5.5 (il n'est pas nécessaire d'avoir la version 6.0). Pour ceux qui utilisent des versions antérieures à la 5.5, le processus est plus complexe, et il occasionne des coûts supplémentaires et des pertes de temps.
La pérennité se planifie
La migration des données est souvent le facteur qui milite le plus pour la mise à niveau par rapport à l'achat d'un nouveau produit. Passer de la version 5.5 à la version 6.0 d'ACCPAC ne présente guère de difficulté, mais faire une migration d'ACCPAC vers Dynamics est une toute autre entreprise. De nombreux outils ont été mis au point pour faciliter cette transition, mais il est presque certain, malgré tout, que certaines des données du système existant seront perdues.
Lorsque j'écoute les gens parler des problèmes liés à la mise à niveau ou au remplacement de systèmes existants, je remarque que leurs propos tendent à se concentrer uniquement sur les vieux systèmes centralisés ou sur les mini-ordinateurs qui seront mis au rancart. Pourtant, la pérennité des données est en cause chaque fois qu'un système — tout système — est remplacé. Autrement dit, il ne faut pas seulement s'arrêter au système que l'on remplace, mais aussi au remplacement éventuel du nouveau système comptable qu'on met en œuvre. Des facteurs tels l'intégration aux autres systèmes de l'entreprise et l'accès aux données historiques peuvent transformer les mises à niveau en véritables cauchemars, si elles ne sont pas bien planifiées.
Pour bien planifier l'intégration future de nouveaux systèmes, il peut parfois suffire de s'assurer que le produit choisi s'articule autour d'une base de données uniformisée, comme Oracle, IBM DB2 ou Microsoft SQL Server. Sinon, vous devez à tout le moins vérifier s'il est possible d'accéder aux tables de données du logiciel au moyen d'outils standard. Les chefs de file comme Dynamics et ACCPAC veillent à ce que ce soit le cas depuis quelque temps déjà, et la plupart des fournisseurs de logiciels de milieu de gamme leur ont emboîté le pas. Mais, même en prenant toutes ces précautions, certaines informations seront probablement perdues, en raison de différences entre les tables de données de divers systèmes.
Ces difficultés peuvent être exacerbées lorsque les systèmes remplacés ont fait l'objet de programmation personnalisée. Les interfaces qui ont été intégrées aux logiciels pour favoriser le partage de données fonctionneront-elles encore quand vous changerez de progiciel comptable? Pour ceux qui ont investi dans la personnalisation de leurs logiciels, la perspective de passer à un nouveau fournisseur a de quoi donner des sueurs froides. Car aussi efficaces vos interfaces ACCPAC personnalisées soient-elles, soyez certains qu'elles seront inutilisables dans MAS 90, Dynamics ou tout système autre qu'ACCPAC. Parfois, le simple fait de passer à la version suivante vous contraindra à reprendre la programmation personnalisée en totalité ou en partie.
Par contre, une nouvelle version permettra d'établir des interfaces avec des systèmes qui étaient auparavant inaccessibles. Mme Fisher pense que c'est justement une des raisons qui ont poussé CGA-Colombie-Britannique à opter pour la mise à niveau : on pourra maintenant intégrer le système comptable au nouveau système de gestion de l'Association.
Le filet de sécurité
Si vous ne choisissez pas d'installer la plus récente version du système que vous utilisez, il importe que vous vous assuriez d'avoir accès à du soutien technique à l'échelle locale pour le nouveau produit que vous achetez. De dire Monty Chew, étudiant au niveau avancé du programme d'études de CGA-Canada et contrôleur de WJS Group of Companies à Maple Ridge, en Colombie-Britannique : « Les principaux facteurs qui interviendront dans le choix du produit qui remplacera le vieux système ACCPAC de notre société sont la réputation de fiabilité du produit et la possibilité d'obtenir du soutien technique local. » Heureusement que WJS se trouve dans un rayon de 50 kilomètres de Vancouver.
Pour ceux qui exercent leurs activités loin des grandes villes, les options sont souvent moins nombreuses. Toutefois, la proximité du fournisseur et du soutien technique revêt aujourd'hui un peu moins d'importance. Grâce aux nouvelles technologies, le soutien à distance est devenu très efficace. L'audio et la vidéo en continu permettent d'obtenir de la formation en ligne au lieu de faire venir un spécialiste sur place à fort prix. De même, les logiciels de téléinformatique rendent possible la gestion des postes informatiques par des techniciens travaillant à des centaines ou des milliers de kilomètres de l'utilisateur.
De toute façon, si le système est fiable et que les administrateurs le gèrent bien, vous ne devriez pas avoir à faire appel au soutien technique très souvent. Mais il vaut toujours mieux prévenir que guérir.
La facilité d'utilisation
Je n'ai pas encore lu de prospectus publicitaire vantant « l'incroyable complexité » ni « l'absolu manque de convivialité » d'un logiciel... Tous les fournisseurs prétendent que leur produit est facile à utiliser. Ce qu'il est important de déterminer, ce sont les fonctions qui doivent être faciles à utiliser. Et quand je pose la question, la réponse que l'on me donne le plus souvent concerne la communication de l'information. Il n'est, en effet, d'aucune utilité que les données soient faciles à saisir si la génération des rapports vous donne des maux de tête!
Les rapports sont le lot quotidien des comptables; il est donc étonnant de constater le peu d'importance que certains d'entre nous accordent à la capacité de produire des rapports personnalisés. Souvent, tout absorbés que nous sommes dans nos tâches courantes, nous négligeons de mettre à l'essai les fonctions avancées de nos logiciels et nous contentons de produire des rapports standard qui ne contiennent pas nécessairement toutes les informations voulues.
Presque tous les systèmes de milieu de gamme offrent des fonctions avancées pour la production de rapports. Outre la fonction intégrée de génération de rapports, ils permettent d'exporter les données vers des chiffriers tels qu'Excel et Lotus 1-2-3. Et la plupart des systèmes sont maintenant dotés d'applications complémentaires comme Crystal reports et FRx. Souvent, dans ces applications d'analyse et de production de rapports, la saisie de données se résume à du copier-coller dans des modèles de rapport.
On n'a pas toujours besoin d'imprimer un rapport officiel. Parfois, on veut tout simplement connaître le détail d'un total. Karla Westcott, CGA et comptable principale, trouve que la fonction zoom avant et les codes d'analyse Windows du logiciel Great Plains Dynamics de Microsoft facilitent cette tâche : « Le zoom avant me permet de bien cerner les éléments qui entrent dans les totaux figurant sur les rapports financiers. » Quant aux codes d'analyse, elle affirme qu'ils l'aident à faire des analyses détaillées des divers comptes du grand livre — et par conséquent à produire des rapports sur ces analyses. Bref, un logiciel comptable doit répondre à vos besoins particuliers et vous permettre de produire facilement les types de rapports que vous utilisez le plus souvent.
Les conseils d'experts
Un point a retenu mon attention dans les commentaires que j'ai recueillis auprès des spécialistes comptables consultés : le fait qu'aucun n'ait parlé de l'aide apportée par des conseillers externes. Pourtant, quand une société connaît une évolution qui ne lui permet plus de se contenter de produits de base comme Simple Comptable ou Quickbooks, il n'est pas rare qu'elle fasse appel à des conseillers en TI pour le choix des systèmes, leur installation et le soutien technique.
Beaucoup de cabinets d'experts-comptables ne disposant pas des ressources nécessaires pour offrir ces services à l'interne forment des alliances stratégiques avec des experts-conseils en TI, ce qui leur permet de répondre aux besoins de leurs clients sans avoir à développer cette expertise à l'interne ni à embaucher des spécialistes. Ces alliances peuvent s'avérer fort utiles quand vient le temps de choisir un nouveau système comptable. Mais attention : l'habit ne fait pas le moine, et certains de ces prétendus experts-conseils ne sont guère plus que des vendeurs déguisés. Méfiez-vous, notamment, de ceux qui ne font la promotion que d'un seul produit : leurs conseils sont fort probablement intéressés.
Une question d'adéquation
En dernière analyse, et indépendamment des facteurs susmentionnés qui s'appliquent à votre situation, vous devez déterminer si le système répond à vos besoins. La plupart des produits de milieu de gamme offrent des caractéristiques comparables au chapitre des fonctions comptables, mais chacun a ses points forts et ses lacunes.
Ainsi, le MAS 90 et le MAS 200 de Best Software comportent des fonctionnalités tout particulièrement bien adaptées aux secteurs de la distribution et de l'industrie légère, Dynamics se démarque par sa compatibilité avec les applications Microsoft Office, et le Simple Comptable d'ACCPAC est idéal pour la petite entreprise. Quel que soit votre type d'entreprise, donc, il existe un logiciel qui lui convient bien. Bref, tout est question d'adéquation. Pour évaluer si le logiciel choisi est le bon, posez-vous les questions suivantes :
- Ce logiciel nous forcera-t-il à réaménager beaucoup des processus existants?
- Peut-il être intégré aux autres logiciels que nous utilisons?
- Est-il recommandé par d'autres entreprises œuvrant dans notre secteur?
Choisir un logiciel comptable n'est pas une sinécure, et faire le
mauvais choix peut avoir des conséquences désastreuses. Mais si vous prenez quelques précautions fondamentales, vous éviterez les erreurs qui pourraient vous coûter votre poste : établissez une liste des besoins de votre entreprise et classez-les par ordre de priorité; ensuite, cherchez le produit qui répond au plus grand nombre possible de ces besoins, dans les limites de votre budget. Plus facile à dire qu'à faire, dites-vous? Pas vraiment, sauf si vous voulez absolument un logiciel qui va fonctionner sur vos vieux Pentium II...
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Liens utiles
De nombreuses ressources en ligne s'offrent à ceux qui veulent connaître les caractéristiques et les fonctions des divers produits. Voici les adresses de trois de ces sites :
Autre site digne de mention : The Accounting Software Selector d'Excelco à www.excelco.com. Il propose notamment un tableau comparatif des principales caractéristiques pour beaucoup des produits les plus vendus.
Vous trouverez toutes ces adresses dans le Reper de CGA-Canada, auquel vous pouvez accéder par l'entremise du site de votre association ou de celui de CGA-Canada (section « Membres »), à l'adresse www.cga-canada.org. |
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Robin Day, M.B.A., CGA, est instructeur dans le cadre du programme du BCIT. Il est également président de Virtual Information Technologies Inc. Courriel : rday@virtualit.ca.