Double clic
Outils de manipulation des données
ACL et IDEA sont deux logiciels de grande puissance qui peuvent vous aider à manipuler efficacement des sources de données.
TIRÉ DU NUMÉRO :
JANV.-FÉVR. 2004 | PAR
SUSAN KING
Maintenant que les données comptables sont dissimulées dans les ordinateurs, les comptables recourent aux rapports produits par les logiciels comptables pour nous présenter l'information dont nous avons besoin. Cette situation peut se révéler frustrante mais, la puissance des ordinateurs offre aussi un potentiel énorme d'analyse des données.
ACL et IDEA
Audit Control Language (ACL) et CaseWare IDEA (IDEA) sont tous deux des outils conçus pour permettre aux vérificateurs externes d'interroger les fichiers de données. On a élaboré ACL comme outil d'enseignement à l'Université de
Colombie-Britannique au début des années 1970 et on l'a mis sur le marché en 1987. Le gouvernement fédéral a créé IDEA en 1984 et ce dernier a été acheté par l'Institut Canadien des Comptables Agréés en 1987, puis par CaseWare en 2000.
Ces deux progiciels permettent aux vérificateurs de lire les fichiers de données des clients et de faire appel à des techniques de vérification informatisées (TVI) pour contrôler les fonctions exécutées par le logiciel comptable du client. Ils peuvent par exemple servir au classement chronologique des comptes clients et à l'évaluation des stocks. Ils offrent aussi des fonctions de vérification, comme le prélèvement d'un échantillon aléatoire d'articles en vue de contrôler les résultats relatifs à l'inventaire physique.
Mais ACL et IDEA ont réussi à intéresser un public plus vaste que les vérificateurs externes. Les comptables et les analystes en gestion s'en servent pour analyser les données financières en vue de prendre des décisions et de recommander des améliorations aux entreprises. Les vérificateurs internes y recourent pour s'assurer du respect des politiques et pour vérifier l'optimisation des ressources. Les enquêteurs de fraudes y font appel pour repérer les indices de blanchiment d'argent et pour vérifier la validité des paiements faits aux fournisseurs. Sans compter les services des TI qui les utilisent pour analyser les anomalies dans les
journaux-systèmes et les droits d'accès.
Démarrage
Il est relativement facile de démarrer avec ces progiciels. IDEA est livré avec un manuel d'utilisation très concis, et un tutoriel de démarrage. Ce dernier présente la structure des écrans, explique, étape par étape, comment importer un fichier de transaction et décrit
quelques-uns des contrôles et des commandes usuels.
ACL version 8.0, lancé pendant l'été 2003, est fourni avec un manuel de démarrage et un manuel pratique, en anglais,
(ACL in Practice) contenant une étude de cas complète sous forme de tutoriel. L'utilisation de la clé électronique, n'est toutefois exposée dans aucun de ces manuels. Pour lancer le logiciel, il faut insérer cette clé dans le port parallèle de l'ordinateur.
Niveau suivant
Une fois que vous avez ouvert une base de données et compris le fonctionnement des fenêtres et des barres à outils, il est assez facile de se servir des fonctions de base de ces produits. J'aime le fait que les données brutes sont présentées comme dans une feuille de calcul, car cela me permet d'en prendre connaissance facilement. Je peux les trier rapidement sans devoir créer de fichier distinct, ce qui est aussi très utile. Les deux progiciels fournissent des statistiques qui me permettent d'avoir un aperçu des plages de valeurs et de déterminer les points sur lesquels revenir. Je peux aussi explorer les détails des résultats d'un grand nombre de statistiques. Il s'agit d'une fonction très commode dont je me sers pour trouver les éléments à analyser plus en profondeur.
Pour exploiter toute la puissance de ces progiciels, on doit connaître la vaste gamme de commandes et de fonctions offertes. Des commandes comme Compter, Extraire ou Stratifier permettent de manipuler les données rapidement et facilement. Les plus courantes figurent sur la barre à outils. ACL et IDEA offrent tous deux plus de 80 fonctions arithmétiques, financières et de date, semblables à celles qu'on trouve dans Excel. En outre, deux progiciels permettent de tracer des graphiques en un clic.
ACL et IDEA intègrent aussi des outils de perfectionnement pour les utilisateurs plus expérimentés, qui permettent notamment d'automatiser les étapes d'analyse pour traiter les tâches répétitives. Par exemple, un contrôleur peut procéder à l'analyse mensuelle des stocks ou créer un sous-programme de vérification à exécuter périodiquement.
Accès aux données
L'accès aux données représente l'aspect le plus important et le plus complexe de l'utilisation de ces progiciels. Avant d'entreprendre un projet, vous devez déterminer les fichiers de données requis, ainsi que les champs et les enregistrements dans ces fichiers. Si le volume de données est trop important, vous devrez peut-être demander au service des TI d'en extraire certaines parties. Il vous faudra également savoir d'où les extraire — serveur, CD, bande, etc.
Procurez-vous une définition écrite de la disposition des fichiers avant de commencer. Le document
Data Access Guide d'ACL traite de ces sujets et décrit quelques sources courantes de données.
Lorsque vous disposez des fichiers requis, vous pouvez importer les données à l'aide des assistants intégrés à ACL et à IDEA. Ces derniers créent les définitions requises pour lire les données correctement. L'assistant de définition de données d'ACL reconnaît les formats de fichier suivants : dBASE, texte délimité, SAP, AccPac, Print Image File (Report), Excel, Access et XML. L'assistant d'importation d'IDEA reconnaît les formats de fichier suivants : ASCII longueur fixe, ASCII délimité (y compris par virgules), EBCDIC longueur fixe, Excel, Access, dBASE, Lotus 123 et Print Reports, ainsi que les fichiers du module AIS de SAP.
Cependant, ni ACL ni IDEA n'ont reconnu les fichiers QuickBooks que je leur ai soumis et il est probable que ce problème touche d'autres logiciels comptables. Sur le site Web d'IDEA, on peut télécharger des utilitaires permettant d'utiliser des fichiers QuickBooks, Simple comptable, MYOB et d'autres. La société a annoncé qu'elle vendra des utilitaires pour Great Plains et Navision bientôt. Ces utilitaires sont d'une valeur inestimable pour les comptables qui ne peuvent pas compter sur une assistance technique à l'interne. Les CGA qui s'intéressent à ACL ou à IDEA devraient étudier attentivement les questions d'accès aux données avant d'acheter l'un de ces produits. Je vous recommande de demander aux fournisseurs quels sont les modes d'accès aux données les plus efficaces avec votre système comptable.
En conclusion
Si vous recherchez un outil d'analyse puissant permettant de traiter différentes sources de données, ACL ou IDEA est un excellent investissement. Pour effectuer des analyses simples avec un progiciel comptable, utilisez le générateur de rapports fourni avec votre système comptable. En revanche, si vous voulez réaliser des analyses plus poussées à l'aide d'un seul outil, ACL et IDEA offrent tous deux une interface permettant d'utiliser de nombreuses sources de données.
ACL et IDEA coûtent respectivement 2 895 $ et 2 750 $ par utilisateur. Les deux produits sont offerts en version réseau et IDEA propose une édition pour la petite entreprise permettant de traiter jusqu'à 100 000 enregistrements par fichier. Visitez
www.acl.com et
www.caseware-idea.com pour en savoir davantage.
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Susan King, CMC, CGA, est une conseillère indépendante spécialisée dans l'acquisition et la mise en œuvre de logiciels. Elle travaille auprès des propriétaires d'entreprise et des comptables.
John W. Yu, M.Sc., CDP, FCGA, assure la coordination de la chronique « Double clic ». Il travaille dans le secteur des TI depuis 1970 où il a occupé divers postes à titre de gestionnaire et de conseiller. M. Yu est
vice-président du Service des TI à
CGA-Canada.