Office 2003 : rien ne sert de courir 

TIRÉ DU NUMÉRO : MARS-AVR. 2004 | PAR FRANCO ALFIERI

Lancée en octobre 2003, la série Microsoft Office 2003 propose, en version améliorée, les mêmes fonctions que l'on retrouvait dans Office XP. Pour Office XP, Microsoft avait peaufiné l'aspect visuel et les fonctions d'enchaînement des tâches. Avec Office 2003, elle amène le produit à un niveau supérieur pour en faire de loin l'application bureautique la plus efficace à ce jour. Nous nous concentrerons sur l'édition Professionnelle d'Office 2003, qui comprend de nouvelles versions des logiciels Excel, Word, Access, PowerPoint et Outlook. Word et Excel ont été améliorés, et Outlook a été totalement modifié.

Configuration nécessaire

Réglons tout de suite les questions techniques. Il vous faut au moins un processeur Pentium III 233 MHz et 128 Mo de mémoire vive. Prévoyez de 260 à 400 Mo d'espace disque dur et assurez-vous que la résolution de votre moniteur est de 800x600 (Super VGA). N'installez pas Office 2003 si vous utilisez Windows 98. Même si Microsoft a relancé jusqu'en 2006 son service d'assistance technique pour les utilisateurs de Windows 98, vous avez besoin de Windows XP/Windows 2000 (Service Pack 3 ou version ultérieure) pour exécuter Office 2003. Personnellement, je m'assure toujours que les caractéristiques de mon système sont supérieures aux caractéristiques minimales, car je sais par expérience que l'exécution des produits Microsoft est beaucoup plus lente sur un système qui n'offre que l'essentiel.

Balises actives

Les balises actives (« Smart Tags ») ont été lancées avec Office XP. Ces boutons, que partagent les applications Office, paraissent au besoin pendant que vous travaillez. Par exemple, si vous copiez des données pour les coller dans une lettre de déclaration dans Word, ou si vous copiez des formules de ratios financiers dans un nouveau modèle Excel, une balise active vous demande si vous voulez conserver la mise en forme du document source ou adapter la mise en forme au document cible. Les balises actives peuvent également vous avertir d'une erreur dans une formule mathématique. Les balises associées aux options de correction automatique (comme la mise en forme, les corrections orthographiques et les corrections automatiques) ont été mises au point pour optimiser le rendement. Et PowerPoint 2003 comprend désormais des balises actives.

Word 2003

On attendait depuis longtemps la mise en œuvre de dispositifs de protection contre la modification de documents dans Word. La nouvelle fonction de restriction d'édition empêche toute modification indésirable à un document et limite à certains utilisateurs la capacité de modifier la mise en forme et les styles appliqués à un document. Voilà une fonction très utile pour garantir qu'aucune modification n'est apportée à des états financiers, par exemple, à la suite de leur envoi par courriel à un client ou à un tiers.

L'affichage Lecture permet de visualiser le document sans les sauts de ligne ni les sauts de page, contrairement à l'affichage Normal et au mode Page, afin d'en optimiser la lecture à l'écran. Et la nouvelle fonction de comparaison de documents permet de faire défiler en parallèle deux versions d'un fichier, ce qui est fort utile.

L'intégrité et la confidentialité sont deux éléments essentiels pour les cabinets comptables. La nouvelle fonction de gestion des droits à l'information protège les courriels et les fichiers contre tout « prédateur informatique ». Elle permet de préciser les destinataires d'un fichier donné et d'établir des restrictions pour la copie, le réacheminement ou l'impression des fichiers. Vous pouvez en outre fixer une date d'expiration après laquelle il n'est plus possible de consulter ou de partager un document.

Excel 2003

La plupart de mes collègues ne font qu'effleurer les capacités d'Excel. Par exemple, de nombreux comptables ignorent l'existence de la fonction de filtre automatique. Heureusement, celle-ci est activée par défaut pour chaque colonne dans Excel 2003, ce qui facilite le tri et le filtrage des listes.

La fonction Liste constitue une autre amélioration notable dans Excel 2003. En sélectionnant Données, Liste, puis Créer liste, vous pouvez encadrer une liste d'une bordure bleue pour en faciliter la consultation. La dernière ligne est marquée d'un astérisque, comme dans une base de données Access, et l'entrée de données dans n'importe quelle cellule de cette ligne entraîne l'ajout d'une nouvelle ligne. De plus, le bouton Afficher/Masquer la ligne totale, dans la nouvelle barre Liste, vous permet d'appliquer instantanément à l'ensemble de la colonne une fonction comme Somme, Maximum ou Minimum, Moyenne ou Compte. Finalement, les fonctions statistiques ont été améliorées.

Outlook 2003

Seule application à avoir été modifiée en profondeur, Outlook fait peau neuve. Les filtres de réception de courriels permettent de cibler les pourriels et de les classer automatiquement dans un répertoire déterminé. Les fonctions de recherche sont plus efficaces, car vous devez indiquer des critères de recherche plus précis. En outre, deux utilisateurs peuvent visualiser leurs calendriers en parallèle au moment d'établir l'horaire d'une activité commune. Mais, des annonces contextuelles vous informent instantanément de l'arrivée de nouveaux messages, quel que soit le programme que vous utilisez. Le Gestionnaire de contacts professionnels est un nouvel outil efficace qui facilite l'organisation des coordonnées de vos relations d'affaires et l'envoi de courriels de vente directe.

Langage XML : la nouvelle norme

Le langage XML est l'outil que les professionnels de la comptabilité et de la finance attendaient depuis longtemps. Même si elles figuraient déjà dans Office XP, les capacités liées au langage XML ont été grandement améliorées. Selon le site Web de Microsoft, le langage XML permet aux développeurs de créer des solutions qui intègrent de l'information provenant de diverses sources dans des fichiers Access, Excel et Word de la série Office 2003. Les applications des éditions Office 2003 ont la capacité d'automatiser presque toutes les tâches liées à la création de fichiers comme des rapports, des feuilles de travail et des formulaires.

Le traitement des données se fait en temps réel parce que ces dernières ne se rattachent pas exclusivement à un fichier ou à une application en particulier. Par exemple, un fichier Excel peut comprendre des données XML qui ont été entrées dans Excel, mais qui ont été sauve­gardées dans un autre format. Et l'outil de mappage visuel d'Excel 2003 facilite le transfert de données XML dans une feuille de travail. On peut visualiser ces formulaires personnali­sables à partir des écrans de démonstration du site Web de Microsoft. L'utilisation du langage XML exige un peu de pratique, mais vous serez satisfaits des résultats.

Un bon achat?

Grâce à la compatibilité ascendante entre Office 2003, Office XP, Office 2000 et Office 97 (à l'exception d'Access 97), les utilisateurs de l'une ou l'autre des versions peuvent partager des documents. Il existe six versions de la série Office 2003, dont les prix varient entre 319 $ et 1 569 $, selon qu'il s'agit de mises à jour ou de versions complètes.

Il n'est donc pas absolument nécessaire de procéder dès maintenant à une mise à niveau. Mais si les nouvelles améliorations vous semblent intéressantes et susceptibles d'accroître le rendement de votre cabinet, allez-y, vous ne serez pas déçu!

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Franco Alfieri, B.Com., CGA, est un expert-comptable indépendant établi à Montréal. Il a enseigné à temps partiel au Collège LaSalle et a rédigé des articles pour The Accountant's Ledger et The Bottom Line. Courriel : info@FrancoAlfieriCGA.com; site Web : http: //www.FrancoAlfieriCGA.com.