Double clic
Logiciels de préparation de dossiers
Revue de deux progiciels
TIRÉ DU NUMÉRO : NOV.-DÉC. 2005 | PAR ROBIN DAY
La dernière fois que j'ai examiné un dossier de fin d'exercice d'un client, le document n'avait été préparé qu'avec une simple feuille de papier à colonnes et une calculatrice et comportait un nombre incalculable de contre-vérifications. Pourquoi donc analyser les deux principaux progiciels de préparation de dossiers, Accounting for Practitioners et CaseWare Working Papers? La réponse est simple : je n'ai aucun parti pris ni aucun engagement envers l'un ou l'autre produit. Bien sûr, cela signifie également que ma courbe d'apprentissage est assez raide, mais, à mon avis, si elle est trop rude pour moi, elle l'est probablement aussi pour les autres.
Accounting For Practitioners (AFP)
Pendock Mallorn Ltd., éditeur du logiciel AFP, m'a rapidement fait parvenir un exemplaire de la version 4 d'AFP Gold pour ma revue. Le produit était accompagné d'un guide d'utilisation imprimé et d'un avertissement selon lequel les utilisateurs ne doivent pas tenter d'exécuter le logiciel sans avoir d'abord consacré trois heures à la lecture du manuel. Fidèle à moi-même, j'ai immédiatement mis de côté manuel et avertissement, et me suis mis à explorer le logiciel.
Ma première impression a été positive. L'interface est claire et, puisque le progiciel tout entier est essentiellement une extension d'Excel, vous y serez en territoire connu si vous travaillez habituellement avec des feuilles de calcul. AFP n'est pas le produit le plus intuitif qui soit mais, même sans avoir lu le manuel de 40 pages, j'ai réussi à créer un dossier d'entreprise et à importer la balance de vérification de ma petite société de conseils sans accrocs.
Je ne recommande toutefois pas cette méthode à tout le monde : AFP est truffé de fonctions qui pourraient vous échapper, et le logiciel n'est pas exactement « blindé »; la suppression ou le déplacement des mauvaises cellules pourrait causer des problèmes.
Principales caractéristiques
À première vue, AFP ressemble à un fichier Excel type. L'espace de travail à onglets standard d'Excel y est présent, de même que toute la panoplie des menus et des barres d'outils du tableur de Microsoft. La seule différence notable est l'ajout du menu AFP à la barre de menus Excel. Mais ne vous y trompez pas : des fonctions étendues de programmation Visual Basic ont été utilisées pour créer un puissant environnement de préparation de dossiers que la plupart des praticiens apprécieront.
La création de fichiers dans AFP est rapide et simple. Il suffit d'entrer les données de base sur le client, la période comptable et le type de mission dans les cellules désignées, puis de choisir le nom et l'emplacement du fichier avant d'exécuter l'option de sauvegarde du menu AFP. L'information saisie sert à créer les en-têtes de documents ainsi que les lettres de mission et de représentation propres aux CGA et les communications comptables.
La navigation aussi est simple, et l'utilisateur a le choix de recourir à l'interface à onglets standard d'Excel ou de masquer les onglets pour utiliser plutôt le menu AFP. Une souris à molette de défilement est essentielle, toutefois, puisque nombre de feuilles comportent 300 lignes ou plus. Et bien que de nombreux liens soient fournis, j'ai quand même dû utiliser maintes fois mon index pour parcourir le système.
L'importation de données depuis les logiciels comptables des clients ne pose pas de problème, pourvu que l'information soit en format Excel. Cela ne se limite pas à la balance de vérification; toute autre information voulue peut aussi être collée dans AFP. La taille des fichiers d'importation n'est pas un critère non plus, Excel offrant suffisamment de possibilités d'expansion. Sur le plan de l'exportation, AFP ne comporte pas de lien direct avec les logiciels de préparation de déclarations de revenus; toutefois, il est possible d'exporter les données vers un fichier IGRF qui peut alors être importé dans un logiciel T2.
Les listes de contrôle personnalisées peuvent être intégrées aux feuilles de travail, permettant ainsi la constitution d'un dossier unique. Le produit que j'ai reçu contenait les versions électroniques des listes de contrôle standard des CGA pour les missions de compilation et d'examen, ainsi qu'une liste de contrôle de la qualité. Ces fonctions, et la fiche de temps vous permettant de consigner les heures, faciliteront vos tâches administratives.
AFP intègre beaucoup trop de fonctions pour les détailler ici, mais il répondra à coup sûr à tous vos besoins essentiels en matière de préparation de dossiers. Le logiciel offre évidemment plein de fonctionnalités supplémentaires. Par exemple, un programme intégré permet d'analyser jusqu'à 17 ratios de bilan différents et d'effectuer l'analyse en pourcentage des états des résultats sur cinq ans. D'autres caractéristiques, comme des tableaux d'amortissement applicables à 26 emprunts et 10 états de service différents, font en sorte que AFP peut prendre en charge vos plus gros clients. Par ailleurs, les fonctions de tenue de comptes mensuels vous permettent de comptabiliser des comptes divers sans avoir à les inscrire dans votre logiciel comptable. La version Gold permet même d'effectuer des consolidations, de joindre des documents numérisés et de générer des fichiers PDF.
AFP est probablement le mieux adapté aux praticiens exerçant seuls et aux petits cabinets qui possèdent des compétences solides sur Excel et des connaissances de base de l'informatique. Le logiciel ne présente pas l'interface évoluée de CaseWare, mais son moteur Excel est assez puissant pour satisfaire les utilisateurs les plus exigeants.
La version standard d'AFP se vend 799 $ et prend en charge jusqu'à cinq utilisateurs dans un même bureau. La version Gold, à 1 199 $, accepte jusqu'à 10 utilisateurs. Pour exploiter l'une ou l'autre version, il faut installer un système d'exploitation (Windows 95 ou version supérieure) et Excel 97 ou une version plus récente sur chaque nouvelle machine qui exécutera le logiciel AFP. Étant donné la simplicité d'AFP, nul besoin d'une formation approfondie (qui, de toute manière, n'est pas offerte). Un soutien téléphonique gratuit est assuré en permanence.
CaseWare
CaseWare Working Papers 2005 (CaseWare) est la toute nouvelle version du logiciel de préparation de dossiers sans contredit le plus populaire sur le marché. Entièrement conçu comme produit de préparation de dossiers, CaseWare offre tout un éventail de fonctions évoluées et de raccourcis pour faciliter la tâche aux praticiens.
Évidemment, il y a un prix à payer : contrairement à l'immédiate ressemblance avec Excel du programme AFP, CaseWare m'est d'abord apparu tout à fait étranger. Mais après quelques heures seulement, j'en ai compris les notions essentielles. Comme pour d'autres outils sophistiqués, l'apprentissage de toutes les fonctions de CaseWare exige du temps, mais en vaut assurément la peine.
Principales caractéristiques
La fonction d'importation de CaseWare est compatible avec plusieurs versions de dizaines de progiciels comptables. Elle permet de charger les fichiers des clients par l'importation soit de la balance de vérification, soit du GL tout entier si vous avez besoin d'absolument tous les détails. Les exportations s'effectuent vers TaxPrep, et des fichiers IGRF sont aussi disponibles de même que des liens vers Microsoft Word et Excel.
Des options de personnalisation permettent d'afficher la balance de vérification selon les préférences, tandis que l'affectation de codes de liaison par simple glisser-déposer permet de créer facilement de nouveaux clients. La fonctionnalité de liaison automatique de CaseWare 2005 facilite encore davantage le processus en assignant automatiquement une liaison d'après les codes de compte, les codes IGRF ou les descriptions. Une fois que le cabinet a défini les propriétés par défaut de ses codes de liaison, tous les comptes liés à ces codes héritent automatiquement de leurs propriétés.
Parmi les autres fonctions applicables à la balance de vérification, mentionnons la possibilité de verrouiller les comptes dont le traitement est terminé afin d'éviter leur modification accidentelle, ainsi que des fonctions de change intégrées qui acceptent désormais différents taux pour toutes les périodes de déclaration (mensuelles, trimestrielles et annuelles).
CaseWare contient aussi un puissant générateur de rapports orienté objet, conçu pour faciliter et accélérer la préparation de documents grâce à la mise en forme et à l'arrondissement automatiques. Il offre même des liens en temps réel avec les soldes de compte inclus dans les documents.
L'exploitation multi-utilisateur est le principe fondamental de CaseWare. Avec sa fonction intégrée de verrouillage d'enregistrement, il assure la sécurité des données entrées, même lorsque plusieurs personnes accèdent simultanément au fichier. Pour les utilisateurs mobiles, le système de contrôle de version permet d'emporter avec soi une copie d'un fichier et de verrouiller l'original pour être sûr de ne pas écraser le travail d'un collègue une fois de retour au bureau.
L'une des nouveautés de CaseWare 2005 est la prise en charge des données
balisées à l'aide du langage XBRL et de la nouvelle norme XBRL-GL afin de faciliter l'échange d'informations. Des fonctions de rédaction de scripts pour XML et HTML sont aussi incluses pour permettre à des tiers d'ajouter des fonctionnalités au logiciel principal. Ces caractéristiques, combinées à la base de données multi-utilisateurs qui autorise la liaison avec d'autres produits, procurent à CaseWare une longueur d'avance sur la concurrence.
Le prix de détail d'une licence mono-utilisateur de CaseWare Working Papers s'élève à 499 $. Du soutien technique est offert moyennant des frais additionnels de 199 $ par an et un abonnement annuel au modèle de mission d'examen coûte 125 $ de plus. Ajoutons à cela le modèle de rapprochement bancaire à 49,95 $ pour un coût total de 872,95 $ la première année pour un praticien exerçant seul. Dans les plus gros cabinets, on peut se procurer une licence d'entreprise pour cinq utilisateurs à 1 299 $, qui comprend un an d'assistance. Il faudra bien sûr payer pour toutes les composantes additionnelles, mais cette option est tout de même la plus rentable si le bureau compte plusieurs utilisateurs.
Et le gagnant est...
Si je partais seul en affaires demain matin, j'opterais pour le logiciel AFP; son apparence familière et son prix avantageux l'emportent sur les fonctions additionnelles de CaseWare. Par contre, les plus gros cabinets ont clairement intérêt à choisir CaseWare. Les capacités multi-utilisateurs compenseront à elles seules le coût du produit à court terme et les fonctions sophistiquées faciliteront la tâche au personnel moins versé en informatique.
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Robin Day, M.B.A., CGA, est instructeur dans le cadre du programme du BCIT. Il est également président de Virtual Information Technologies Inc. Courriel : rday@virtualit.ca.
John W. Yu, M.Sc., CDP, FCGA, assure la coordination de la chronique « Double clic ». Il travaille dans le secteur des TI depuis 1970 où il a occupé divers postes à titre de gestionnaire et de conseiller. M. Yu est vice-président, Technologies de l'information, à CGA-Canada.