Double clic
Suite Office intégrée
La nouvelle suite Office 2007 de Microsoft : nouvelles fonctions et nouveau dynamisme.
TIRÉ DU NUMÉRO : JANV.-FÉVR. 2007 | PAR GABRIEL VITUS
Le lancement d’Office 2007 a beau avoir été longtemps attendu, il est probable que le nouveau logiciel en surprendra plus d’un. Des changements radicaux ont été intégrés partout dans cette dernière édition — depuis l’interface jusqu’à l’interaction entre les programmes de la suite. De toute évidence, plutôt que de mettre l’accent sur le déploiement d’outils individuels, Microsoft privilégie la mise en œuvre d’un environnement de travail intégré, plus intuitif et fonctionnel.
Comme j’ai eu le privilège de participer au programme de tests de Microsoft sur Office 2007, je peux vous dire avec assurance que cette fois, cette suite est réellement améliorée et plus complète.
Le but était d’intégrer les composantes Office à des référentiels d’information partagés — des systèmes dorsaux comme Microsoft SQL et Microsoft Dynamics GP (auparavant appelé Great Plains), ainsi que Office SharePoint Server, le nouveau système de portail et de collaboration.
Pour les utilisateurs en entreprise, l’intégration aux bases de données Microsoft SQL facilite l’extraction des données, en particulier avec les tableaux croisés dynamiques auparavant tant redoutés. Les utilisateurs convaincus d’Excel, tout comme ceux de ces fameux tableaux, apprécieront la nouvelle interface glisser-déposer conviviale, dynamiquement régénérée tant que le système est connecté à la base de données.
Nouveau look
L’aspect et la convivialité des principales composantes de la suite Office — Word, Excel, PowerPoint et Outlook — ont radicalement changé. Les menus déroulants qui étaient regroupés sous les en-têtes bien connues Fichier, Édition, Affichage, Outils et Aide sont remplacés par un menu de type ruban, qui est en gros une barre de navigation comprenant un ensemble d’icônes associées à différentes tâches.
Microsoft affirme que la décision de modifier la barre de navigation est fondée sur une vaste étude de marché et qu’elle correspond davantage aux habitudes des utilisateurs en matière de création et de gestion de documents, de présentations ou de feuilles de calcul.
Les principaux onglets de navigation s’appellent maintenant Home (Accueil), Insert (Insertion), Page Layout (Mise en page), References (Références), Mailings (Envois), Review (Révision) et View (Visualisation). Chaque onglet affiche un ensemble de sous-sections formées de texte et d’icônes. En faisant glisser votre souris sur les options du menu de mise en forme, vous pouvez maintenant prévisualiser les changements et déterminer si vous voulez les appliquer.
Nouveau format
Les changements apportés au format des fichiers sont probablement les plus spectaculaires. Remplaçant les fichiers .doc, .xls et .ppt bien connus, les nouveaux .docx, .xlsxet .pptx comportent non seulement des nouveaux suffixes mais également des changements fondamentaux quant aux formats.
Microsoft a décidé d’adopter la norme XML (Extensible Markup Language) à l’échelle de sa famille de produits car il est possible d’échanger les fichiers XML entre les différentes applications, de les publier sur le Web et de les stocker dans des bases de données.
Les fichiers XML Office 2007 sont aussi de taille réduite par rapport aux fichiers de formats antérieurs, et permettent ainsi de gagner beaucoup d’espace. Office 2007 peut lire les fichiers créés dans des versions antérieures (2000 et XP) et offre la possibilité de les sauvegarder dans leur format original (Enregistrer) ou de les convertir en format Office 2007 (Enregistrer sous).
Une autre fonction utile est l’enregistrement en format Adobe Acrobat (PDF), grâce à laquelle vous n’avez plus besoin d’importer et d’enregistrer les documents à l’aide d’un autre produit.
Nouvelle orientation
La nouvelle orientation stratégique adoptée pour Office 2007 privilégie une intégration plus étroite avec Microsoft Exchange Server, Live Communications Server, Microsoft SQL Server et Office SharePoint Server. Lorsque Office 2007 est utilisé en entreprise, des fonctions supplémentaires — systèmes de messagerie intégrée (voix, courrier, messagerie), veille économique stratégique et gestion de contenu d’entreprise — sont accessibles au moyen de SharePoint.
Outre les composantes Office habituelles, des applications supplémentaires — comme OneNote, Business Contact Manager, InfoPath et Groove — sont offertes en différentes combinaisons.
OneNote n’est pas un nouveau logiciel chez Microsoft, mais il est maintenant intégré à certaines suites Office. Présenté comme un bloc-notes numérique, OneNote permet de classer de l’information sous différents onglets indépendants et, si vous vous servez d’un PC tablette, il accepte aussi les dessins et les messages écrits à la main. C’est un outil parfait pour remplacer votre vieux carnet, mais si vous n’avez pas d’ordinateur portable, il peut être difficile de l’emporter partout avec vous.
Le logiciel Business Contact Manager ressemble à une application de gestion de la relation client, en plus simple. Il est parfait pour vous aider à gérer vos contacts personnels ou professionnels dans Outlook.
InfoPath permet de gérer les formulaires électroniques servant à la collecte, sur une page Web ou dans un courriel, de données pouvant être par la suite stockées dans des bases de données ou des fichiers Excel.
Enfin, Groove sert au partage de documents pour la collaboration. Les utilisateurs qui travaillent en équipe peuvent créer un espace de travail partagé dans lequel l’accès aux fichiers est autorisé sur invitation seulement et où les fichiers peuvent être utilisés hors ligne et synchronisés lors du prochain raccordement à Internet.
Pourquoi passer à la nouvelle version?
En comparaison des versions précédentes, la nouvelle suite Office 2007 est un produit nettement amélioré. Les utilisateurs en entreprise y trouveront un outil qui accroîtra considérablement l’efficacité des processus d’affaires grâce à son intégration aux autres produits Microsoft.
Office 2007 est disponible en huit éditions adaptées aux besoins les plus divers, depuis ceux de l’utilisateur à domicile occasionnel jusqu’à ceux de l’utilisateur d’outils de pointe et intégrés.
Seules les six éditions suivantes sont vendues au détail ou par des founisseurs OEM : Basic, Home and Student, Standard, Small Business, Professional et Ultimate. Les suites Professional Plus et Enterprise ne sont offertes qu’aux détenteurs de licences d’entreprise.
Pour obtenir les dernières mises à jour, des détails sur la suite et ses composantes, une vidéo de présentation et, en primeur, une démonstration permettant d’essayer les nouvelles fonctions de Microsoft Office 2007, visitez www.microsoft.com/office/preview/default.mspx.
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Gabriel Vitus est directeur, Technologies de l'information, à CGA-Canada.
John W. Yu, M.Sc., CDP, FCGA, assure la coordination de la chronique
« Double clic ». Il travaille dans le secteur des TI depuis 1970 où il a occupé divers postes à titre de gestionnaire et de conseiller.
M. Yu est
vice-président, Technologies de l'information, à
CGA-Canada.