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TIRÉ DU NUMÉRO : SEPT.-OCT. 2007 | PAR RANDY ABELE
La recherche de données d'entreprise vise à structurer et à consigner les connaissances spécialisées, afin que les recherches permettent aussi de savoir qui possède les connaissances et l'expérience voulues.
Chaque minute consacrée à la recherche d’information nuit à la productivité. Des études démontrent qu’en moyenne, les travailleurs du savoir passent le quart de la journée à chercher de l’information. Malgré tous leurs efforts, leurs recherches sont souvent infructueuses, ce qui crée des chevauchements. Avec la complexité croissante du milieu du travail et l’augmentation exponentielle des données, il devient plus difficile de trouver l’information, même à l’interne. Les problèmes les plus fréquents sont les suivants :
- surabondance de pistes de recherche;
- frustration causée par le fait de passer plus de temps à chercher qu’à trouver;
- méconnaissance de toutes les sources d’information;
- ignorance du moment de la mise à jour de l’information;
- incapacité d’entrer en contact avec les spécialistes de l’entreprise.
Les outils de recherche conçus pour les entreprises visent à résoudre ces problèmes par l’exploration des magasins de données de l’entreprise comme le ferait un moteur de recherche.
Fonctionnement
Même si le volume de données est moindre en entreprise que sur le Web, une application de recherche doit pouvoir passer au crible différents types de données et emplacements de mémoire. Elle doit pouvoir explorer l’intranet, les systèmes de courriel et de messagerie, les fichiers partagés, les bases de données et les disques durs locaux, et classer les résultats selon les critères de recherche.
Les employés possèdent environ 80 % des connaissances d’une entreprise, qui sont rarement consignées et difficilement accessibles autrement que par contact personnel. La recherche de données d’entreprise vise à structurer et à consigner les connaissances spécialisées, afin que les recherches ne se limitent pas aux répertoires électroniques mais permettent aussi de savoir qui possède les connaissances et l’expérience voulues.
Une fois que l’application a trouvé et catalogué l’information, elle doit pouvoir tenir compte des politiques de sécurité internes pour protéger la propriété intellectuelle et l’information sensible. En effet, les résultats de recherche varieront grandement selon le profil de la personne qui fait la recherche. Par exemple, les données salariales, qui revêtent une grande importance pour un gestionnaire des ressources humaines, resteront hors de portée pour un entrepreneur.
Quelques outils
Les applications de recherche de données d’entreprise ne sont pas réservées qu’aux grandes entreprises. Il existe plusieurs catégories de produits qui diffèrent par leur étendue, leur souplesse et les coûts administratifs indirects. Le marché des applications robustes, dont le prix est élevé, est dominé par des fournisseurs tels qu’Autonomy, Convera, FAST Search & Transfer et Verity. Plusieurs tentent de se démarquer en offrant un large éventail de caractéristiques destinées à rendre la recherche plus efficace, plus rapide et plus intuitive. Par exemple, IDOL Server, d’Autonomy, propose l’administration à distance, le soutien voix et vidéo, de solides réseaux de collaboration et d’expertise, et maintes fonctions évoluées de catégorisation, de classement et d’établissement de profil. Cette accumulation de fonctionnalités s’accompagne toutefois de coûts supplémentaires et d’un risque de diminution de la performance.
Google offre aux PME Google Mini, une fonction de recherche prête à l’emploi, et, aux grandes entreprises, Google Search Appliance. Ces solutions intégrées se démarquent par leur temps d’installation rapide, leur valeur supérieure et la simplicité de leur fonctionnement. S’ajoutent à leur efficacité les faibles coûts administratifs indirects. En outre, elles coûtent une fraction du prix des applications plus robustes et intéressent les entreprises qui ne veulent pas investir de fortes sommes au départ ou qui n’ont pas besoin d’une application plus polyvalente.
Relativement nouvelle dans ce marché, Microsoft a intégré la recherche de données d’entreprise à Microsoft Office SharePoint Server 2007. La déjà célèbre plateforme SharePoint a été enrichie de capacités de recherche qui font le bonheur des clients qui utilisent déjà les fonctions de collaboration. Microsoft offre aussi une version allégée et plus abordable, Office SharePoint Server 2007 for Search, qui comble les besoins se limitant à la recherche. La plateforme Microsoft permet à des concepteurs de logiciels indépendants de personnaliser et d’améliorer la recherche en fonction des exigences des clients.
La recherche de données d’entreprise est très prometteuse pour les entreprises désireuses d’améliorer l’efficacité de leur effectif. Elle contribue à la fois à faire gagner du temps et à étoffer les connaissances du personnel; les avantages d’un tel investissement sont donc alléchants et importants. En définitive, la recherche de données d’entreprise permet de mieux profiter des leçons durement acquises, de l’information existante et des connaissances des experts de l’entreprise, ce qui améliore l’efficacité des procédés.
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