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TIRÉ DU NUMÉRO : SEPT.-OCT. 2007 | PAR MERGE GUPTA-SUNDERJI
On vous a demandé de faire partie d’un conseil d’administration. Être membre d’un conseil est une bonne façon de faire partager votre expérience et d’accroître vos compétences. Mais avant de vous aventurer dans le monde de l’administration, il y a certaines choses à savoir pour avoir du succès.
La plus importante est de réaliser qu’il y a une différence entre les rôles de membre du conseil et de chef d’entreprise. À titre de membre du conseil, vous devrez opérer un virage majeur et adopter une visée plus stratégique que pratique. L’orientation d’un conseil étant stratégique, ce ne sera pas à vous de prendre les choses en mains. Vous devrez élaborer un système de freins et contrepoids qui laisse les autres agir, à court et à long terme. Les compétences qui font le succès d’un administrateur sont nombreuses et variées, mais quatre idées essentielles vous mèneront sur la route du succès.
1. Fixez des objectifs
Fixez des objectifs et tenez la direction et les membres du conseil responsables de ceux-ci. Afin de réaliser ces objectifs, vous aurez besoin de l’engagement du personnel et des membres du conseil. Le processus devrait donc être collectif. Commencez par établir les objectifs stratégiques de l’organisation et établissez des résultats qui peuvent être mesurés et rapportés mensuellement.
2. Sachez déléguer
Déléguez les responsabilités et l’autorité aux personnes qui feront réellement avancer les choses. La plupart des administrateurs délèguent facilement les responsabilités - ils confient les tâches à un membre d’un comité ou à la direction de l’organisation. Cependant, beaucoup d’administrateurs échouent lorsque vient le temps de conférer l’autorité - le pouvoir, la liberté d’action et le droit d’agir pour s’acquitter de ces responsabilités (à l’intérieur des directives et des paramètres établis). Lorsque vous déléguez des responsabilités sans conférer d’autorité, vous prédestinez les gens à l’échec. Exemple classique : le trésorier d’une association sans but lucratif est responsable de faire le point avec le conseil sur la situation financière, mais pour obtenir les états de comptes de la banque, le président doit faire un appel. N’aurait-il pas été plus sensé de conférer cette autorité au trésorier?
3. Gérez les réunions
Si vous n’avez jamais assisté à une réunion pénible, il est certain que vous vivrez l’expérience au moins une fois pendant votre mandat comme membre d’un conseil. Tous les conseils, particulièrement ceux d’organismes sans but lucratif, sont coupables de digression, de lenteur et de faibles accomplissements. Une réunion mal gérée peut devenir un exercice futile et frustrant. Évitez cela en vous concentrant sur les points suivants :
- distribuez l’ordre du jour au moins 48 heures avant la réunion;
- attribuez les trois rôles suivants : président, chronométreur et secrétaire;
- assurez-vous que le secrétaire fasse la liste des mesures à prendre en indiquant les échéances et le nom des personnes responsables;
- commencez et terminez les réunions à l’heure.
4. Tenez les gens responsables
Les administrateurs qui réussissent le mieux sont ceux qui tiennent la direction de l’organisation et le conseil responsables de leurs engagements. Reportez-vous sans cesse à la liste des mesuresà prendre. À la fin de chaque réunion, lisez-la et obtenez l’accord de toutes les personnes concernées. À la réunion suivante, commencez en demandant publiquement de faire le point sur ce qui a été accompli. Obtenez, au moins mensuellement, un compte rendu des progrès relatifs aux objectifs qui ont été fixés et préparez un rapport. Utilisez ce dernier pour faire le point ainsi que pour souligner ce qui a été réalisé.
Être invité à faire partie d’un conseil d’administration est un honneur. Acceptez ce compliment, mais assurez-vous de transmettre votre expertise avec succès en gardant à l’esprit ces quatre idées essentielles.
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