Allier qualité et croissance 

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Allier qualité et croissance

Quatre outils pour assurer le succès d’un cabinet.

TIRÉ DU NUMÉRO : JANV.-FÉVR. 2008 | PAR MARK WARDELL

Je suis propriétaire d’un petit cabinet en pleine croissance. Malheureusement, la qualité de notre travail commence à être affectée par cette croissance. Comment mon cabinet peut-il continuer sur sa lancée sans que le service en souffre?

D’abord, bravo! Vous avez réalisé que le moment est venu de prendre du recul pour analyser le rythme de croissance de votre cabinet. Si vous voulez que celui-ci prenne de l’ampleur et que les profits augmentent, vous devez commencer à penser comme un propriétaire d’entreprise. Vous devez déléguer du travail et instaurer un système vous permettant d’exploiter votre cabinet comme une entreprise.

Voici donc quatre outils. Mis en œuvre correctement, ces outils favoriseront votre réussite et vous aideront... à rester serein!

Le manuel de l’entreprise

C’est là que sont rassemblés les stratégies, les lignes directrices, les systèmes et tous les autres renseignements utiles à l’exploitation intelligente de votre cabinet. En plus de faciliter la gestion du quotidien, ce manuel donnera à tous les membres de l’équipe l’assurance réconfortante qu’ils font leur travail selon les plans.

Le manuel de l’employé

Un bon manuel de l’employé sert autant à décrire le travail et à informer le nouveau personnel qu’à assurer la formation continue. Il doit dire aux employés quoi faire, mais aussi comment le faire. Son objectif devrait être d’intégrer les nouveaux employés en souplesse, tout en les formant et en leur donnant des moyens de prendre en charge leur travail.

Le manuel d’analyse

C’est dans ce manuel que vous consignerez toute l’information pertinente servant à évaluer la croissance de votre cabinet. Si la croissance est importante pour vous, c’est ici que vous prendrez note des progrès. Vous y mettrez certes les états financiers, mais d’autres données sont également importantes. Peut-être voudrez-vous faire le suivi du temps supplémentaire accumulé chaque mois par les employés, ou du nombre de nouveaux clients ainsi que la façon dont vous les avez attirés. Rassembler cette information ne devrait pas être compliqué. N’inscrivez que ce qui est pertinent. Prenez le temps de déterminer quels seront les principaux indicateurs à surveiller et commencez à les mesurer mensuellement. Vous en tirerez une information inestimable. D’ailleurs, ne craignez pas de montrer les résultats aux employés.

S’ils se sentent concernés, ils seront motivés à réaliser les objectifs hebdomadaires ou mensuels permettant à votre cabinet de croître de manière profitable.

Le calendrier

Cet outil simple mais efficace vous permet de suivre le déroulement des activités cycliques de votre cabinet pour l’année. À certains moments de l’année, vous voudrez établir des budgets, analyser la croissance, évaluer la performance des employés, etc. Si vous voulez une croissance rentable, il est important que vous organisiez ces activités par ordre de priorité pour ne rien laisser passer entre les mailles du filet. Une telle planification vous aide à penser stratégiquement à votre cabinet dans une optique d’entreprise, ce qui est indispensable à la réalisation de vos objectifs à long terme.

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