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TIRÉ DU NUMÉRO : MARS-AVRIL 2008 | PAR SUSAN KING
Si vous gérez une petite entreprise au Canada, vous utilisez probablement QuickBooks ou Simple Comptable pour tenir le grand livre général et effectuer les tâches administratives habituelles telles que l’émission de chèques ou la préparation de factures. Pour inciter les nouvelles entreprises à choisir QuickBooks, Intuit Canada met le logiciel à niveau annuellement. Elle affirme que QuickBooks 2008 constitue sa version la plus importante depuis des années. Le présent article en expose les nouvelles fonctions et les modifications, particulièrement celles de la version Premier (offerte uniquement en anglais).
Naviguer dans QuickBooks 2008
On remarquera d’abord les changements majeurs de l’interface utilisateur, de la navigation et des outils de recherche. Les divers navigateurs (Compagnie, Clients, Activités bancaires, etc.) ont été réunis sur une page d’accueil unique qui se présente sous la forme d’un organigramme. On y clique sur l’activité désirée, et une nouvelle fenêtre s’ouvre pour chaque sélection. L’entrevue EasyStep, le questionnaire initial de QuickBooks, passe de 126 à 28 écrans, et la page d’accueil est personnalisée selon les réponses.
L’information sur les clients, les fournisseurs et les employés est accessible dans trois nouveaux « centres » donnant accès aux soldes et aux opérations saisies antérieurement. Une nouvelle fonction de recherche de mots clés utilisant Google Desktop parcourt tant les données de QuickBooks que celles des autres logiciels. Cette fonction est optionnelle et peut être personnalisée. La fonction « Rechercher » de QuickBooks demeure toujours disponible.
Fonctions : nouveautés et améliorations
Les changements les plus importants apportés aux fonctions ont trait aux taxes de vente et à la paie. Dans le module des taxes, le logiciel associe automatiquement les nouvelles entreprises aux administrations fiscales appropriées et crée des formulaires dont les numéros de ligne correspondent à ceux des déclarations de taxe de vente et sont associés à des « postes de taxes de vente ». On peut configurer rapidement de nouvelles provinces et suivre les taxes douanières comme les droits à l’importation. La TPS peut être séparée en deux comptes : la taxe perçue et la taxe payée. La production de la déclaration de taxe de vente a pour effet de ramener à zéro les soldes des postes de taxes de vente et de créer un compte si l’entreprise doit remettre un montant, ou une facture si elle attend un remboursement.
La fonction de la paie permet d’établir des calendriers facilitant la rémunération de différents types d’employés à des intervalles variés. Le logiciel affiche un rappel dans le centre Paie, bien que ce rappel ne soit pas encore affiché dans la liste générale des rappels. Certains processus ont été modifiés pour faciliter la saisie et la vérification des données relatives à la paie ainsi que la création des chèques de paie.
Certaines fonctions conçues pour les comptables ont été améliorées. La piste de vérification ne peut plus être désactivée; toutes les modifications apportées aux opérations y sont donc consignées. Les formulaires comme les factures et les bons de commande sont plus faciles à personnaliser. La version Accountant permet de passer facilement d’une version QuickBooks à une autre (EasyStart, Pro, versions Premier) lorsque vous travaillez avec les clients. Une nouvelle fenêtre « Balance provisoire » permet la consignation de régularisations et le renvoi à un dossier de travail. Grâce à l’amélioration de la fonction « Accountant’s Copy », le comptable peut travailler plus efficacement avec les fichiers d’un client à la fin de l’exercice en établissant une date de démarcation entre l’exercice sur lequel il travaille et l’exercice courant sur lequel travaille le client, et en incluant des notes que ce dernier pourra analyser avant d’importer les modifications du comptable.
Certaines fonctions ne sont offertes que dans la version Premier. Cette dernière s’impose si on veut faire le suivi des bons de commande et des commandes en retard ou si on utilise différentes unités de mesure pour les stocks. Les entreprises qui effectuent de nombreuses opérations en devises peuvent désormais se procurer la version Premier Multicurrency. Toutes les versions Premier se vendent 499,99 $.
Notes techniques
QuickBooks 2008 fonctionne avec Sybase iAnywhere, une base de données plus robuste compatible avec SQL; les entreprises effectuant de nombreuses opérations devraient donc constater une amélioration. Le logiciel fonctionne aussi sous Vista. On peut le synchroniser avec Microsoft Outlook grâce à un outil téléchargeable gratuit. La nouvelle technologie exige notamment 1 Go d’espace disque (en plus de l’espace pour les fichiers de données) et, sous Vista, 1 Go de mémoire vive. Une nouvelle installation de QuickBooks 2008 n’écrasera pas les versions antérieures, pour lesquelles il faut donc aussi prévoir de l’espace.
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