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TIRÉ DU NUMÉRO : NOV.-DÉC. 2008 | PAR MERGE GUPTA-SUNDERJI
Rappelez-vous la dernière fois que vous avez eu à solutionner un problème ardu au sein de votre entreprise, une de ces questions qui vous empêchent de dormir : comment accroître la clientèle, fidéliser les employés, etc. Imaginez maintenant disposer d’un comité consultatif regroupant des personnes intelligentes et raisonnées auxquelles vous pourriez faire appel pour voir divers points de vue et solutions. Ce serait merveilleux, non?
L’idée n’est pas irréaliste. Chefs de la direction de sociétés multimilliardaires, gestionnaires d’entreprises de taille moyenne, praticiens à leur compte : tout le monde peut avoir recours à un tel cercle de réflexion, ressource dont il est question dans le livre publié par Napoleon Hill en 1937, Réfléchissez et devenez riche. L’auteur suggère qu’un groupe de personnes motivées visant un même objectif peut faire des percées très utiles et contribuer considérablement au succès de chacun en créant un espace de confiance où trouver solution aux problèmes urgents, encouragement, créativité et célébration des réussites. Depuis, l’idée s’est propagée dans tous les secteurs et à tous les échelons organisationnels.
Voici quelques étapes à suivre pour établir votre cercle de réflexion :
Choisissez les participants
Trouvez quatre à huit personnes potentiellement intéressées. Recherchez des personnes motivées et visant l’excellence, qui sont prêtes à s’engager pleinement dans le processus et qui ne sont pas en compétition avec vous, pour éviter les conflits d’intérêts.
Déterminez les règles de base
Demandez à tous les participants de s’engager à respecter des règles indiscutables :
- Assister à toutes les réunions. Une fois planifiées, elles deviennent obligatoires, et seules les questions de force majeure justifient les absences.
- Rester pendant toute la réunion. Il est interdit de partir avant la fin.
- Participer pleinement à la réunion. Téléphones cellulaires, BlackBerries et ordinateurs portables doivent être éteints.
- Être ouvert d’esprit et respectueux.
- Travailler « pour », et non pas « dans », son entreprise.
- Observer les limites de temps.
- Respecter la confidentialité en toute circonstance; ce qui est dit dans le cercle de réflexion doit y rester.
Organisez les réunions
Déterminez la forme et la fréquence des réunions. Les cercles de réflexion sont aussi nombreux à se dérouler en personne que par téléconférence, il s’agit donc de décider ce qui convient; on peut également alterner. Certains cercles sont convoqués au mois; il faut à tout le moins se rencontrer quatre fois par année. Déterminez les dates des réunions pour l’année entière afin que les participants puissent établir leur horaire en conséquence.
Accordez le même temps à tous
Pour chaque réunion, déterminez le temps auquel aura droit chaque participant en soustrayant 20 minutes du temps total et en divisant le temps restant par le nombre de participants. Nommez un chronométreur.
Suivez un processus préétabli
Chaque réunion du cercle de réflexion devrait suivre le même modèle :
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minute d’introduction – nom, brève description des activités professionnelles, présentation d’une réussite récente |
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délibération (pour chaque participant)
le participant présente sa question en une phrase;
il expose le contexte;
les autres posent des questions et clarifient le problème;
le participant écoute et prend des notes (au lieu de réagir);
à la fin, il fait le point et communique ses idées et les mesures à prendre. |
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dernier tour de table éclair – chaque participant expose clairement une action qu’il s’engage à réaliser à la suite de la rencontre.
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levée de la séance – confirmation de la date, de l’heure et du lieu de la prochaine réunion. |
Ne sous-estimez pas le potentiel d’un cercle de réflexion. Que vous travailliez en comptabilité ou dans le domaine de l’aérospatiale, que vous soyez le grand patron ou le petit nouveau, vous pouvez mettre à profit le savoir et l’expérience des autres pour maximiser votre propre succès. J’ai pu le faire ces deux dernières années. Faites des essais, et, comme toujours, tenez-moi au courant.
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