Une question de temps 

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Une question de temps

Des stratégies pour maximiser son efficacité au travail.

TIRÉ DU NUMÉRO : MAI-JUIN 2009 | PAR MINDY ABRAMOWITZ

Il y a tout un monde de différence entre être occupé et être efficace. Pour réussir à rassembler tous les éléments de sa liste de choses à faire, à établir ses priorités et à s’en acquitter, il faut avoir l’esprit calme et vif. Malheureusement, à mesure que la liste s’allonge, nous avons tendance à nous éparpiller. Selon les gourous de la gestion du temps, une démarche systématique permet de venir à bout du flot continu des tâches qui demandent du temps et de l’attention.

Les méthodes

Une foule de méthodes de gestion du temps ont pour objet de réduire et même d’éliminer les menaces à la productivité. Les philosophies sous-jacentes sont différentes, mais les déterminants du succès sont identiques : structure, organisation, discipline et, surtout, bon sens. Les obstacles les plus importants à la productivité, selon la plupart de ces méthodes, sont la procrastination, les attentes déraisonnables et l’épuisement professionnel.

La méthode GTD (Getting Things Done ou s’organiser pour réussir) de David Allen prêche la « productivité sans stress ». Elle encourage les utilisateurs à recenser toutes les choses qu’ils doivent faire. En transférant cette liste de leur mémoire vers un système de catégories, d’actions et de rappels, les utilisateurs se libèrent l’esprit et font place à la créativité. La rigueur dans la prise de décision et l’adoption d’un processus en cinq étapes simplifient le travail et améliorent l’état d’âme. De nombreux logiciels et appareils peuvent accompagner le programme.

La méthode Do It Tomorrow (remettre au lendemain), quant à elle, recommande le baume psychologique d’imposer des limites à sa liste de choses à faire. Elle suggère d’établir une liste quotidienne en se réservant assez de temps pour les imprévus, comme les appels et les courriels, puis d’oublier le reste jusqu’au lendemain. À la fin de la journée, les adeptes de cette méthode éprouvent la satisfaction d’avoir accompli tout ce qui se trouvait sur leur liste.

Les outils

De l’agenda à l’assistant numérique (PDA), les outils de gestion du temps ont évolué et se sont multipliés. Maintes applications Web offrent la possibilité de gérer sa liste de choses à faire, de l’intégrer à son agenda, d’envoyer des rappels à sa boîte aux lettres électronique et de partager des tâches avec des coéquipiers – bref, de regrouper toutes ses responsabilités pour se faciliter les choses. L’objectif, c’est de rendre son système de gestion du temps accessible partout et en tout temps.

Même les outils produits en réaction à l’asservissement aux réseaux, aux gadgets chers et aux piles reflètent la complexité des méthodes populaires de gestion du temps. Le Hipster PDA original, créé par le blogueur sur la productivité Merlin Mann en guise de rejet des excès technologiques, était composé de fiches de couleur et d’un pince-notes pour simuler les caractéristiques d’un vrai PDA : agendas, notes, listes et organigrammes.

D’autres stratégies

Selon les spécialistes, nous pouvons modifier beaucoup de comportements pour rehausser notre productivité ou, du moins, pour écourter les activités chronophages. Voici des stratégies pour maximiser l’efficacité au travail :

• Prévoir du temps sans communications, des périodes au cours desquelles on se consacre à certaines tâches sans répondre au téléphone, lire ses courriels, etc.
• Choisir une ou deux tâches à accomplir avant de lire ses courriels au début de la journée, afin de satisfaire à quelques demandes avant d’en recevoir de nouvelles.
• Établir les priorités dans sa liste de choses à faire et respecter ces priorités.
• Prévoir ses rendez-vous personnels immédiatement après le travail pour s’imposer une heure limite tous les jours et se motiver à réaliser les tâches en temps opportun.
• Connaître ses niveaux d’énergie. S’attaquer aux tâches les plus difficiles aux moments où on déborde d’énergie et où on se concentre mieux et garder celles de moindre complexité pour les autres moments.
• Éviter de planifier des activités pour l’ensemble de sa journée. Se ménager des pauses pour parer au stress des imprévus.
• Savoir dire non à l’occasion. Refuser les projets qui ne se rapportent pas à notre mission.

La discipline et les bons outils de gestion du temps permettent d’éviter les longues heures de travail et la panique à l’approche des échéances.

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